22-04-02
In de tweede Fietsenstalling hebben we aandacht besteed aan het WON (Wet OnderwijsNummer). Om uw geheugen nog even op te frissen: de Eerste Kamer heeft ‘de Wet OnderwijsNummer’ aangenomen. Met deze wet krijgt iedere leerling die in Nederland door de overheid bekostigd onderwijs volgt, een persoonsgebonden onderwijsnummer. Om deze wet nader toe te lichten organiseerde de Informatie Beheer Groep (IBG) en het CFI half april een drietal bijeenkomsten voor ASIS- en Magistergebruikers.
Voor de scholen betekent het WON dat het nodige werk moet worden verricht om alles op orde te krijgen. SchoolMaster zou SchoolMaster niet zijn als we u niet een handje zouden helpen bij deze klus. Wij hebben het hele proces voor u geautomatiseerd. Wij bieden u een tooltje, een aanvulling op ASIS, die eenvoudigweg een controle uitvoert op uw huidige administratie. Eén druk op de knop en u ziet precies wat er moet gebeuren. Alles wordt gechecked en de fouten worden automatisch gerapporteerd.
Wat is het persoonsgebonden nummer?
Met het persoonsgebonden nummer (PGN) is het mogelijk om iedere leerling in Nederland uniek te identificeren. In de meeste gevallen valt dit nummer samen met het sofi-nummer van de leerling. De school zal van alle leerlingen het sofi-nummer moeten opvragen. Soms zal dat niet lukken. In die gevallen zoekt de IBG het sofi-nummer op en meldt dat aan de school. Als het ook niet lukt om een sofi-nummer te vinden, maakt de IBG een eigen uniek nummer aan: het onderwijsnummer. Dit nummer wordt doorgegeven aan de school.
Als het goed is staat in de leerlingenadministratie straks bij iedere leerling een uniek nummer: het sofi-nummer of het onderwijsnummer.
Waarvoor dient het persoonsgebonden nummer?
Het PGN is een belangrijk deel van een grotere operatie: de melding van leerlinggevens en examenresultaten aan de IBG. Zo ontstaat bij de IBG een schaduwbestand van uw leerlingen- en examenadministratie. Dit schaduwbestand kan in de toekomst gebruikt worden voor de berekening van de bekostiging van de school. Ook hoeft een school dan geen lijsten met gegevens voor officiële instanties meer samen te stellen. De Regu/Digutaal-meldingen zullen komen te vervallen.
Wat moet er nu precies gebeuren?
Zoals gezegd hebben wij een tool ontwikkeld voor ASIS (en Magister) die vooruitloopt op de communicatie met de IBG. Er zijn velden bijgekomen voor zowel het onderwijsnummer als het sofi-nummer, met de daarbij behorende controles. Ook de adresinformatie is uitgebreid: tegenover/bij, een eventuele locatieomschrijving en een veld voor het ‘woonland’. Het laatste wordt standaard op Nederland ingesteld.
Het is op dit moment aan de scholen om te zorgen dat de informatie up-to-date wordt gehouden, inclusief de bovengenoemde extra velden. In de praktijk betekent dit dat u de sofi-nummers van uw leerlingen moet opvragen en invoeren in uw administratie. SchoolMaster zal dan in samenwerking met de IBG zorgen voor gestandaardiseerde tabellen (landen, tussenvoegsels, etc). ASIS bevat nu de menu-optie ‘Controle administratie voor IBG’ (Modules /Tellingen) waarmee u een lijst kunt vervaardigen van noodzakelijke wijzigingen/aanvullingen. Op basis van deze lijst kunt u uw administratie ‘IBG-klaar’ maken.
Hoe werkt de uitwisseling met de IBG?
De school levert de gegevens digitaal aan de IBG aan. Als de school de gegevens opgestuurd heeft, controleert de IBG of alles juist is aangeleverd en koppelt de gegevens terug aan de school. Als de gegevens van alle leerlingen zijn doorgegeven, stuurt de school de 'volledigheidsverklaring' naar de IBG. De school kan het terugmeldbestand van de IBG opnemen in haar eigen leerlingenadministratie. De school is verplicht het persoonsgebonden nummer in de administratie op te nemen.
Hoe gaat dit alles binnen Magister en ASIS?
Magister houdt net als ASIS bij welke wijzigingen en aanvullingen er in de leerlingenadministratie plaatsvinden. Op basis daarvan kunt u regelmatig een bestand naar de IBG sturen. Voor het samenstellen van dit bestand zal Magister een Wizard bevatten die u eenvoudig door de verschillende handelingen heen loodst. Het resultaat is een verzendbestand dat u volgens de aanwijzingen van de IBG beveiligd over het internet naar Groningen stuurt.
U ontvangt altijd een retourbestand van de IBG. Dit bestand bevat correcties, waarschuwingen en aanvullingen, die u automatisch in uw administratie kunt verwerken. Zijn bepaalde gegevens (bv. onderwijs of sofi-nummer) gecommuniceerd met de IBG, dan zijn ze duidelijk herkenbaar: de leerlingenkaart bevat een IBG-kenmerk en de velden die niet gewijzigd mogen worden, krijgen een afwijkende kleur.
Wijzigen is dan alleen maar mogelijk na het negeren van een waarschuwing. Voordat u de gegevens naar het IBG heeft opgestuurd, heeft u Magister/ASIS natuurlijk de gegevens in uw administratie laten controleren. De retourinformatie zal dan alleen correcties bevatten voor onjuist ingevulde gegevens die Magister niet kan controleren (bv. een foutief ingevulde geboortedatum).
Meer weten? Ga dan naar de website www.onderwijsnummer.nl