16-01-03
Het Onderwijsnummer, hoe zat het ook alweer?
In een eerdere Fietsenstalling hebben we uitvoerig bericht over het Onderwijsnummer, wat het inhoudt en wat scholen hierin aan acties moeten ondernemen. In het kort komt het er op neer dat iedere leerling dit schooljaar een Onderwijsnummer krijgt toegekend. Dit is in bijna alle gevallen het sofi-nummer, maar in sommige gevallen is dit een speciaal nummer dat door de IBG (Informatie Beheer Groep) wordt toegekend. Scholen moeten via het internet aan de IBG melden welke leerlingen ingeschreven zijn voor welke studies. De IBG beschikt zo over een schaduwbestand van uw administratie waaruit vervolgens onder meer de bekostiging bepaald kan worden.
Eigenlijk zouden scholen nu al bezig moeten zijn met de communicatie richting de IBG, maar de ‘operatie’ blijkt iets gecompliceerder dan verwacht. Hierdoor heeft de IBG vertraging opgelopen.
Wat is de stand van zaken?
Op dit moment doen de IBG en softwareleveranciers proefuitwisselingen om de procedures te testen. Voor Magister/ASIS verlopen deze uitwisselingen vlekkeloos.
SchoolMaster is reeds bezig met een uitwisseling met een school. Uiteindelijk zullen alle scholen via Magister hun aanmeldingen en mutaties naar de IBG sturen. U krijgt dan een Magisterversie waarin deze procedure opgenomen is samen met beveiligingssoftware van de IBG en natuurlijk duidelijke instructies.
Uit vragen en opmerkingen op de helpdesk kunnen we opmaken dat sommige scholen opzien tegen deze meldingsoperatie. Wellicht omdat het Onderwijsnummer is gepresenteerd als een zeer ingrijpend gebeuren. Bij sommige concullega’s moesten scholen zelfs een aanzienlijk bedrag (tot 2 euro per leerling) betalen om deze uitwisseling in de software op te laten nemen. Bij SchoolMaster is dit niet het geval. Wij verzorgen deze uitwisseling in Magister gratis voor u.
Het hele meldingsproces lijkt ook mee te vallen. In eerste instantie gaat het om het melden van de inschrijvingsgegevens van leerlingen, later komen de examengegevens in beeld. Om u wat meer inzicht te geven in de stappen die u moet nemen, hebben wij hieronder voor u op een rij gezet hoe deze melding in Magister verloopt:
Stap 1: U geeft aan dat u de leerlinggegevens wilt melden aan het IBG. Magister maakt dan voor u een bestand aan met alle gegevens die de IBG nog niet kent (nieuwe inschrijvingen, gewijzigde aanmeldingen, uitschrijvingen).
Stap 2: U stuurt via het internet, op een beveiligde manier, het door Magister gemaakte bestand naar de IBG.
Stap 3: U ontvangt van de IBG via het internet weer een bestand terug, dat u met Magister inleest. Dat bestand bevat opmerkingen over uw eigen melding. Er zijn dan drie mogelijkheden: een inschrijving is akkoord bevonden, een inschrijving moet gecorrigeerd worden of een inschrijving is niet akkoord bevonden. Correcties kunt u vervolgens naar wens automatisch laten doorvoeren of u kunt zelf correcties aanbrengen. Van de afgekeurde meldingen krijgt u een verslag met suggesties voor verbeteringen.
Stap 4: Na verloop van tijd meldt u wederom gegevens aan de IBG (de bij stap 3 genoemde correcties worden dan automatisch meegenomen). U kunt dan bovengenoemde stappen weer van voor af aan doorlopen.
Waar dient deze uitwisseling voor?
Deze uitwisseling moet het leven makkelijker maken. Officiële instanties hoeven niet meer bij scholen gegevens op te vragen, maar kunnen direct bij de IBG de bevraging uitvoeren. Of dat streven slaagt en u inderdaad bevrijd wordt van allerlei tijdrovende meldingsklussen is moeilijk te voorspellen. Dat zal de toekomst uitwijzen.