Editie 2.3, JUNI 2003

_____Deze editie_____________________________________________


Wij verwelkomen nieuwe scholen…
Magister 2.0: bloedsnel!
Magister WEB wordt uitgeleverd
Werken met Magister op meerdere locaties
Toekomstige functionaliteit in Magister
De Gebruikersdag, wij hebben genoten
SchoolMaster, een ware ConversieMaster
LerarenAgenda 11.0 is uit!
Het raceseizoen is gestart
Magister koppelt met Trimester
Magistertips!

___________________________________________________________

De laatste loodjes voor de zomervakantie
___________________________________________________________

Voor u ligt de laatste Fietsenstalling van dit schooljaar. Over niet al te lange tijd trekken alle scholen hun deuren voor een aantal weken achter zich dicht. En hoewel bij SchoolMaster de reisgidsen al op menig bureau liggen, werken we tijdens de zomervakantie stug door. Er valt nog genoeg werk te verzetten.
In deze editie hebben we weer veel nieuwtjes voor u. Want we zijn gestart met de installatie van Magister 2.0 en Magister WEB! Over beide programma’s praten we u uitgebreid bij. Verder gaan we ook uitgebreid in op het werken met Magister op meerdere locaties, kunt u lezen aan welke nieuwe Magisterfunctionaliteit de programmeurs in de zomermaanden zullen werken en hebben we weer handige tips voor de fanatieke Magistergebruiker.
Maar natuurlijk is er niet alleen Magisternieuws. Zo kunt u ook alles lezen over de stand van zaken rond ons nieuwe product LerarenAgenda, doen we verslag over de overweldigende opkomst van de tweede Gebruikersdag, interviewen we programmeur Martin Visser, spreken we met nieuwe klanten en vertellen we u onze ervaringen met conversies. En of dat nog niet genoeg is, was de Fietsenstalling aanwezig op het circuit van Zandvoort tijdens de start van het raceseizoen.
Maar voor u verder leest, willen wij u namens alle SchoolMasters een hele fijne, zonnige en rustgevende vakantie toewensen. In het nieuwe schooljaar hopen we u allen weer, uitgerust en vol energie, te spreken. Voor nu veel leesplezier!
___________________________________________________________

Wij verwelkomen nieuwe scholen…
___________________________________________________________

In de vorige Fietsenstalling heeft u kunnen lezen welke scholen SchoolMaster mocht toevoegen aan haar klantenbestand. Een aantal andere scholen was in die periode in een ver stadium in hun keuze voor Magister. Onlangs besloten zij definitief voor een overstap en zo mochten wij de Mgr. A.E. Rientjes Mavo in Maarssen, Het Schoonhovens College in Schoonhoven, SGM Schravenlant in Schiedam, VSO De Wegwijzer in Schiedam, OSG Buiten de Veste in Schiedam, het Stedelijk Gymnasium in Schiedam en RSG de Hoeksche Waard in Oud-Beijerland, als nieuwe klant verwelkomen.
Het overstappen van pakket X naar pakket Y is een ingrijpend proces waar veel overwegingen aan vooraf gaan. We belden een aantal van onze nieuwe klanten op om te vragen welke overwegingen bij hen een rol hebben gespeeld en hoe de overstap naar Magister tot nu toe verlopen is.

Allereerst belden we het Stedelijk Gymnasium in Schiedam. Zij behoren tot een groep van 4 verschillende scholen in Schiedam, met allen een onafhankelijke administratie. De keuze voor Magister hebben de scholen gezamenlijk gemaakt.
Mevrouw Ria van Loenen, administratief medewerkster, geeft aan dat zij (ten tijde van het interview, red.) een proefconversie hebben gekregen en over een week definitief over gaan op Magister. Als we haar vragen naar de reden om over te stappen, antwoordt zij: “De eerste aanleiding om om ons heen te kijken, waren de hoge kosten van ons oude pakket. In de loop van de tijd werden de problemen die we ermee hadden steeds groter. De andere scholen uit de scholengroep waren ook uitgekeken op hun pakket. We hebben meerdere pakketten bekeken en toen we Magister zagen dachten we ‘we gaan over’. De keuze was voor mij heel simpel.” Van Loenen is zeer positief over het werken met Magister: “Het werkt heel eenvoudig. Voor ons oude pakket moest je bijna kunnen programmeren om alles er uit te krijgen. Dat is bij Magister niet zo. Ik heb in de eerste proefconversie zelfs de examens al getest. Ik heb alles door laten rekenen en dat ging in 1 keer goed. Het examen mag er wat mij betreft dus aankomen!”

Haar collega de heer Sergio Petri, applicatiebeheerder, is eveneens betrokken geweest in de keuze voor Magister en benadrukt dat het ook voor hem een makkelijke keuze was: “Magister zit heel logisch in elkaar. Bij ons vorige pakket vond ik de interface dramatisch. Het was wel een uitgebreid en krachtig pakket en we deden er alles in, maar het was niet gemakkelijk te bedienen. Hoe verwacht Petri dat er met Magister in de praktijk gewerkt gaat worden? Petri: “Magister werkt volgens de Windowsstandaarden en dat werkt prettig. Als een docent met Windows kan omgaan, kan hij ook omgaan met Magister. De bediening is onvoorstelbaar makkelijk. Je moet de knoppen kennen en als je het even niet weet, blijf je met de muis op een knop staan en krijg je de functie te lezen. Eigenlijk vind je alles vanzelf. Ik vind het een fantastisch programma. Ook de begeleiding vanuit SchoolMaster verloopt snel en gemakkelijk.” Hoe gaat het conversietraject tot nu toe? Petri: “Het gaat goed. Na de eerste conversie hadden we slechts een A4-tje met puntjes. Nou dat is niet slecht, toch? Zijn antwoord op de vraag of hij nog een tip heeft voor scholen die denken aan overstappen, is kort maar krachtig: “Doen!”

Mevrouw Joke Gaasbeek–Luursema, rector van het Stedelijk Gymnasium Schiedam, was in de beginfase betrokken bij de keuze voor Magister. Hoe is de keuze voor Magister tot stand gekomen? Gaasbeek: “We konden goed werken met ons vorige programma, maar waren ontevreden als het gaat om financiën en ondersteuning. We zijn om ons heen gaan kijken en hebben meerdere pakketten uitgenodigd en bekeken. We hadden Magister op de NOT beurs gezien. De keuze voor een pakket is altijd moeilijk. Maar we waren erg enthousiast over Magister, ook de prijs-kwaliteit verhouding vonden wij erg goed.”

Van het Schoonhovens College in Schoonhoven spraken we met de heer Gerrit van Beek, conciërge. Hij verwerkt voornamelijk de absenties en ziekmeldingen in Magister. Als we hem vragen wat hij van het pakket vindt, reageert hij zeer
enthousiast: "Magister is een openbaring. Het is erg overzichtelijk, je ziet ook het hele verleden van de kinderen dus alle te laat meldingen etcetera. En we hebben er nu een foto van de leerling bij. Het is allemaal puur klikwerk. Met grote sprongen ben je bij de juiste informatie. Het werkt heerlijk.” Als conciërge heeft Van Beek geen training gekregen voor de modules uit Magister die hij gebruikt: "Nee, ik heb geen training gekregen. Wel een korte uitleg van de hoofdpunten, maar het wijst zich vanzelf en ik leer elke dag in de praktijk." Hij is blij met de overstap naar Magister: "Kijk, als je altijd op een ouwe fiets hebt gereden ben je die gewend, maar als je dan een nieuwe fiets krijgt, dan zeg je 'goh, wat rijdt die lekker zeg’! Ik ben echt blij dat het programma er is."

Zijn collega Eddo Mondriaan, ICT-coördinator en applicatiebeheerder, is eveneens enthousiast: “Ik had de folder van Magister gezien en ik ben op de NOT beurs geweest. De Windowsinterface van Magister sprak me direct aan. En ik ben nog steeds positief. Als er zaken niet goed werken, wordt alles naar tevredenheid opgelost en komen er snel updates uit.” Hoe is de conversie verlopen? Mondriaan: “De conversie liep goed, al onze gegevens zijn overgenomen. We wachten nu met smart op Magister 2.0, omdat we met 2 locaties werken en dat gaat nu nog niet snel.” Hoe ervaart Mondriaan het werken met Magister? “Het is een duidelijk pakket. Je ziet waar je mee bezig bent en dat is verdomd belangrijk. En het is makkelijk te leren. Als je met een computer durft te werken en je bent bekend met Windows en Officepakketten, dan kan je hier ook mee overweg. Het pakket is echt laagdrempelig.”

OSG Buiten de Veste, een VMBO-school, is een andere school uit de scholengroep in Schiedam. De Fietsenstalling sprak met mevrouw Lize Eveleens, administratief medewerkster. Toen we haar vroegen of we wat vragen mochten stellen over Magister en hun ervaringen hiermee, volgde direct een heel spontaan antwoord: “Oh, daar zijn we heel erg enthousiast over!” Eveleens noemt Magister “een verademing” ten opzichte van hun oude pakket School+. Eveleens: “Het is heel gebruiksvriendelijk. Ik heb alle leerlingen er al in ingevoerd en ik heb samenvoegbestanden met Word gemaakt.” Eveleens heeft de demo’s van alle pakketten gezien. “Ik vind het altijd moeilijk om na één ochtend uitleg een oordeel te vellen. Je ziet en hoort alles heel vluchtig. Maar Magister sprak me wel het meest aan. Het werd ook prettig gepresenteerd. En als we vroegen naar functionaliteit die er nog niet inzat, kregen we vaak te horen dat daar aan gewerkt werd. Als dat niet het geval was, werd ons duidelijk dat die wens zeker in te willigen is om het pakket aan onze wensen te laten voldoen. Dat is natuurlijk heel prettig.” We vragen Eveleens hoe het contact met SchoolMaster verloopt: “We hadden het pakket bekeken bij een school in Goes en die waren heel enthousiast over de Helpdesk van SchoolMaster. Dat vonden we erg belangrijk en dat hebben we ook meegenomen in onze overweging. We zijn probleemloos overgestapt en het contact verloopt heel goed.”

_________________________________________________________

Magister 2.0: bloedsnel!
___________________________________________________________

We hebben er al een aantal keer over geschreven en eindelijk is het dan zo ver: Magister 2.0 is af en wordt op dit moment geïnstalleerd bij onze klanten! Om te horen wat we precies van 2.0 kunnen verwachten, strikken we Siebrand Dijkstra voor een interview…

Lang verwacht en toch gekomen?
Yes! Het is inderdaad zover, Magister 2.0 is er. En wat was het een bevalling!

Is er veel aan Magister 2.0 toegevoegd?
Aan de voorkant van Magister zijn de Managementinformatie, Magister WEB en de Financiële module toegevoegd. Binnen de financiële administratie kan de volledige facturering aan leerlingen afgehandeld worden. U kunt facturen aanmaken voor een of meerdere leerlingen, facturen printen, ontvangen betalingen afboeken, herinneringen aanmaken, facturen aan medewerkers en overige relaties van de school sturen etcetera. Door de facturering af te handelen in Magister kan de ‘echte’ financiële administratie vrij blijven van vervuiling door allerlei debiteuren die al lang van school zijn. De uiteindelijke uitkomsten en openstaande posten van de financiële administratie in Magister kunnen vervolgens aangeboden worden aan de financiële administratie.

En wat is er veranderd aan de achterkant van Magister?
Aan de achterkant is heel veel veranderd. We hebben Magister op sommige plaatsen vanaf de fundering opnieuw opgezet. Het doel was om een database-onafhankelijke Magisterfundering te bouwen. En dat is gelukt. Zoals u weet hebben we Magister gebaseerd op de oude ASIS database, zodat alle klanten zonder enge conversieperikelen geleidelijk aan over konden stappen van ASIS naar Magister. Dat was een vruchtbaar pad vanwege het parallel kunnen gebruiken van ASIS- en Magisterfunctionaliteit. Een vergelijkbaar pad hebben we nu wederom gemaakt, maar dan voor Magister 1.4 en Magister 2.0.

Wat bedoel je hier precies mee?
Ik bedoel hiermee dat we met Magister 2.0 op een identieke databasedefinitie werken als met Magister 1.4. Door Magister 2.0 zowel op MySQL te laten draaien als op ASIS kunt u nog even doorwerken op de oude database, bijvoorbeeld omdat u nog bepaalde koppelingen heeft gemaakt met de oude database en nog niet klaar bent voor MySQL.

En als een school dan over een tijd besluit over te willen stappen op MySQL?
Als het moment daar is, kan de systeembeheerder vanuit Magister 2.0 zelf de conversie van de oude database naar MySQL starten. Ongeveer 20 minuten later staat dan de totale schooldatabase op MySQL. Magister moet dan ‘verteld’ worden dat hij voortaan op MySQL moet starten, u start even opnieuw op en dan…. Dan is het handig om uw gordels om te doen, want vanaf dat moment gaat het heel hard! Het tellen van de actieve leerlingen gebeurt bijvoorbeeld in 25 milliseconden. Er zijn scholen die daar 10 minuten over deden.

Dus de snelheidstaak zit er op?
Hahaha, natuurlijk kan het altijd nog sneller en efficiënter. We hebben alweer een hele reeks met ideeën en wensen geformuleerd. Tijdens de zomervakantie zullen we hier daadwerkelijk naar kijken en als het mogelijk is er zelfs al mee starten.

Is de snelheid de grootste technische verandering?
Dat is zeker een grote verandering in 2.0. Daarnaast is een ander technisch ‘leukje’ bijgekomen. We hebben namelijk een datadictionary gebouwd.

Een datadictionary? Dat moet je even nader toelichten.
In een datadictionary staat een volledige beschrijving van alle tabellen en alle velden die in Magister gebruikt worden. Ook alle onderlinge relaties en eigenschappen van de velden worden hier tot in detail in beschreven. Magister 2.0 maakt hier dus al gebruik van en vanaf een volgende Magisterversie kunt ook U als gebruiker beschikken over deze datadictionary.

Wat betekent dat concreet voor de Magistergebruiker?
Daar waar de kolomkiezer zich nu nog beperkt tot één tabel, wordt deze dan uitgebreid naar een tabel en een kolom. Doordat Magister nu aan de hand van de datadictionary de relatie tussen de tabellen weet, kan hij deze relaties ook aan de gebruiker presenteren. Iedere gebruiker kan dan zonder enige kennis van SQL zaken met elkaar verbinden en combineren in de vorm van een lay-out. Ook komt er een mogelijkheid om extra velden toe te voegen aan de tabellen. U kunt dan zoveel velden definiëren als u zelf wilt.

___________________________________________________________

Magister WEB wordt uitgeleverd
___________________________________________________________

We zijn gestart met het installeren van Magister WEB. Magister WEB is een internetmodule die onderdeel is van Magister 2.0. Magister WEB draait op hetzelfde systeem (computer) als de MySQL server. Via Magister WEB kunnen docenten, mentoren, ouders/verzorgers en leerlingen op een veilige manier toegang krijgen tot (sommige) schoolgegevens.
Er kan op drie manieren ingelogd worden op Magister WEB: als personeel (bijvoorbeeld docent, mentor), als leerling en als ouder/verzorger. Ouders/verzorgers en leerlingen loggen in met hun naam en wachtwoord. Zij kunnen vervolgens zaken als behaalde cijfers, absentiegegevens (geoorloofd en ongeoorloofd) en lesroostergegevens bekijken. Zij kunnen een deel van de informatie wijzigen, zoals een emailadres of telefoonnummer. Het inloggen is te vergelijken met het inloggen op uw computer of e-mail.

Tijdens de Gebruikersdag hebben we ook de ‘Calculator’ getoond. Als docenten vanuit huis cijfers willen invoeren, hebben ze deze Calculator nodig om aan te kunnen tonen dat ze zijn wie ze zijn. Dit om te voorkomen dat er misbruik van gemaakt wordt. Het door ons gebruikte systeem is hetzelfde systeem dat grote banken hanteren. Het is goed doordacht en uiterst veilig.
Docenten en mentoren krijgen uiteraard alleen de gegevens te zien van hun eigen klassen en leerlingen. Via Magister WEB kunnen zij vanaf elke gewenste locatie cijfers invoeren, hun rooster raadplegen, eventueel adreswijzigingen doorgeven etcetera. Mentoren kunnen de begeleidingsgegevens van hun leerlingen bekijken en eventueel uitbreiden met nieuwe gegevens, zoals contactregistraties en begeleidingsafspraken. Alle wijzigingen worden direct opgenomen in de database en zijn voor de administratie direct zichtbaar.
Zoals altijd staat SchoolMaster open voor suggesties rondom Magister WEB. Op deze manier ontstaat er een module die steeds meer aansluit bij uw wensen en eisen.
_________________________________________________________

Werken met Magister op meerdere locaties
___________________________________________________________

We hebben veel vragen gekregen over het werken met meerdere locaties en over de snelheid ervan. Tot nu toe was die snelheid niet denderend. Maar vanaf versie 2.0 is ook dat verleden tijd. Voor iedere school die meerdere locaties heeft, is Magister dé oplossing!

Fileserver versus databaseserver
De reden dat we tot nu toe geen optimale snelheid wisten te bewerkstelligen, komt door het verschil in snelheid tussen een fileserver (zoals FoxPro) en een databaseserver (zoals MySQL). Iedere school heeft een fileserver in het netwerk waar de bestanden op staan. Deze fileserver kan door allemaal slimme trucs de bestanden razendsnel aan u aanbieden. Bestanden worden over het algemeen door meerdere gebruikers tegelijkertijd gelezen (opgevraagd), maar bijna nooit door meer dan één gebruiker tegelijk geschreven (bewerkt). Neem bijvoorbeeld een Worddocument. U typt het document in uw eentje en niet samen met twee andere collega’s. Als u klaar bent met het document kan het wel door tien collega’s tegelijk gelezen worden. Correcties worden daarna weer door één persoon doorgevoerd. Fileservers zijn hier uitermate geschikt voor. Maar wat gebeurt er als bestanden door meerdere gebruikers tegelijkertijd opgevraagd én bewerkt worden, zoals het geval kan zijn als meerdere locaties met dezelfde data werken? In dat geval kan het met een fileserver hopeloos misgaan. Deze schakelt alle vormen van ‘caching’ (het in het geheugen bewaren van zaken, zodat u het er weer snel uit kunt halen) uit. Het gevolg is een onterechte en onacceptabele traagheid. Dit alles gebeurt in het geval van een FoxPro database. Bent u in uw eentje op het netwerk actief dan gaat het raadplegen van de database redelijk snel. Bent u echter niet alleen dan wordt het allemaal erg langzaam.

De oplossing?
Het raadplegen van de fileserver is te vergelijken met het lezen van een boek. In je eentje gaat dat heel goed: bladeren, lezen, zoeken in de inhoudsopgave, alles kan. Komt er echter een tweede persoon die hetzelfde boek wil lezen dan wordt dat lastig. U bent het boek immers al aan het lezen. Is het echter toch noodzakelijk dat beiden hetzelfde boek, tegelijkertijd kunnen lezen dan zult u om de beurt een stukje moeten lezen. Dat zal alles enorm vertragen. De oplossing voor dit probleem ligt in het plaatsen van een databaseserver. Deze server is als het ware de ‘boekvoorlezer’ in uw netwerk. De databaseserver heeft drie specialismen:Hij kan heel snel lezen (data opzoeken) Hij kan naar meerdere mensen tegelijkertijd luisteren (meerdere verzoeken tegelijkertijd beantwoorden) Hij kan aan meerdere mensen tegelijkertijd voorlezen (meerdere gebruikers tegelijkertijd van dezelfde informatie voorzien)Deze server heeft echter twee wensen: een eigen computer waar hij snel op kan werken en exclusief toegang tot het boek.

Bandbreedtezuinig
De voordelen van deze server zijn enorm. In plaats van zelf te bladeren in het boek, kunt u de vragen die u hebt gewoon aan de databaseserver stellen. U krijgt dan uitsluitend de antwoorden toegezonden. Een voorbeeld: op de simpele vraag hoeveel actieve leerlingen er op dit moment op school zitten, krijgt u dus uitsluitend het aantal leerlingen als antwoord over de lijn. Vraag en antwoord nemen nog geen Kilobyte aan verkeer in beslag. Als u zelf moet uitzoeken hoeveel actieve leerlingen er op school zitten, moet u eerst alle leerlingen en alle aanmeldingen opzoeken, vervolgens kijken welke aanmeldingen er op dit moment actief zijn en daar weer de leerlingen bij zoeken. Een opdracht waar, bij een school van 1000 leerlingen met een paar jaar historie, toch al snel 20 Megabyte aan informatie over de lijn gaat. Een extreem snelheidsverschil dus. Bij de databaseserver krijgt u ALLEEN die informatie waar u om vraagt. Dit alles gebeurt overigens achter de schermen, u hoeft er zelf niets extra’s voor te doen.

Meerdere locaties via een huurlijn
Doordat er efficiënt wordt omgesprongen met het dataverkeer is een databaseserver uiterst geschikt in een situatie met meerdere locaties die gekoppeld zijn via een huurlijn. Om de snelheid er hier in te kunnen houden is het zelfs noodzakelijk dat een databaseserver wordt ingezet.

Bij meerdere locaties: databasereplicatie
Het is zoals gezegd allemaal heel snel, maar toch zijn er ook grenzen. Als er veel gebruikers over dezelfde huurlijn gaan, wordt de lijn vanzelf weer traag. Een mooie oplossing voor die traagheid is databasereplicatie: plaats aan beide kanten van de lijn een databaseserver en laat ze elk een kopie van de database bijhouden. Breng ze op de hoogte van elkaar en geef ze de opdracht om ALLE wijzigingen in de database direct te melden aan de ander en door te voeren. Op deze manier krijg je twee databases die identiek zijn EN blijven. De gebruikers van elke vestiging loggen in op hun eigen server op lokale netwerksnelheid. De huurlijn wordt dan nog uitsluitend gebruikt voor het doorgeven van wijzigingen in de databases van de servers onderling. Er hoeven dus geen gebruikers meer over deze lijn. Aangezien MySQL gratis is voor scholen is dit een geweldige uitkomst voor het koppelen van meerdere locaties.

Magister, MySQL en replicatie in de praktijk
Op dit moment hebben onze klanten Magister 1.4 in huis en werken zij op de FoxPro database. We zijn gestart met het installeren van Magister 2.0 en hopen voor de zomervakantie alle scholen hier op over te hebben. Iedereen beschikt dan ook over een MySQL server met daarop Magister. Voor scholen met meerdere locaties is de volgende stap (direct na de vakantie) om per locatie een MySQL server te plaatsen en de databasereplicatie te activeren. In de volgende Fietsenstalling zullen we verslag doen van hoe dit alles in de praktijk verloopt. Door een aparte computer te reserveren voor de MySQL server kunnen de hardware-eisen laag blijven. Een Pentium III met 512 MB geheugen en een 20 GB harddisk is voldoende. Let er wel op dat dit een apart werkstation is, zodat de server gegarandeerd de tijd krijgt om lekker vlot door de database te bladeren. Zeker ook voor de volgende stap naar de databasereplicatie is het van belang dat de server gegarandeerd de tijd krijgt. Dit omdat databasereplicatie erg tijdskritisch is.

_________________________________________________________

Toekomstige functionaliteit in Magister
___________________________________________________________

We zijn nu ruim een jaar onderweg met de ontwikkeling van Magister en het tempo zit er nog steeds goed in: ASIS is zo langzamerhand overbodig gemaakt, de techniek is door MySQL op een hoger plan gezet en regelmatig voegen we nieuwe onderdelen aan het pakket toe, zoals de managementinformatie. Nu die zaken afgerond zijn, kunnen we ons meer gaan richten op inhoudelijke ontwikkelingen. Een aantal zaken staat al een tijd hoog op ons verlanglijstje en terwijl u op het strand ligt, zullen wij hiermee starten. Lees wat u na de zomer van ons kunt verwachten:

Aansluiting bij de basisscholen
Alle basisscholen hebben een pakket voor hun schooladministratie. Als een leerling van hen echter op uw school komt, moet u alle gegevens opnieuw intypen. Dat kan natuurlijk anders. Er is op dit moment contact met de grootste pakketten (Esis, Tangram) om te zoeken naar een oplossing waarbij alle gegevens via een bestand ingelezen worden in Magister. Daarbij gaat het niet alleen om de NAW- en geboortegegevens, maar ook om bijvoorbeeld het onderwijskundig rapport.

Controle op de inschrijving
Aan de leerlingkaarten wordt een inschrijvingskaart toegevoegd. De velden die daarop verschijnen, kunt u zelf bepalen. Op die manier kunt u eenvoudig controleren of alle formaliteiten vervuld zijn en of alle gegevens al ingeleverd zijn.

Onderwijskundig rapport en aanvraag bij RVC
Met de uitbreiding van onze klantenkring, worden ook de procedures rond ‘zorgleerlingen’ belangrijker. We willen het daarom mogelijk maken om de onderwijskundige rapporten en de aanvragen voor de RVC vanuit Magister te laten genereren.

Uitbreiding LeerlingVolgSysteem (LVS)
Het LeerlingVolgSysteem in Magister is al uitgebreider dan in andere pakketten, maar we willen graag tegemoet komen aan verdere wensen van de Magistergebruikers: verfijning van het systeem van contactregistratie en toegekende kenmerken, uitbreiding met specifieke LVS-toetsen (door de school te bepalen), vervolgacties op signaleringen, etcetera.

Uitbreiding module ‘Personeel’
De laatste jaren is rond het personeelsbeleid veel veranderd: Integraal Personeelsbeleid, de wet Poortwachter. Magister zal op deze veranderingen inspelen door deze module verder uit te breiden.
U ziet het, wij gaan hard verder met de ontwikkeling. We bieden onze klanten hierbij graag een luisterend oor: hoe meer u ons influistert, hoe meer Magister aansluit bij uw specifieke wensen.

__________________________________________________________

De Gebruikersdag, wij hebben genoten
__________________________________________________________

Woensdag 23 april 2003 was de tweede SchoolMaster-Gebruikersdag. Alle klanten en enkele prospects, samen goed voor zo’n 110 mensen, hadden zich verzameld in Hoog Catharijne in Utrecht. Het werd een gezellige en nuttige dag waarbij ook gedacht was aan een natje en een droogje.

Nico van der Zee opende de Gebruikersdag. Hij dankte iedereen voor zijn aanwezigheid en stelde de SchoolMasters en de mensen van het Cfi voor. Nadat hij de agenda had doorgenomen en iedereen een plezierige dag had gewenst, was het de beurt aan Siebrand Dijkstra. Hij ging in op de ontwikkelingen van het afgelopen jaar, het heden en de toekomst. Natuurlijk kwam Magister 2.0 uitgebreid aan bod en daarmee ook het snelheidsprobleem wat menig school heeft ervaren. Dankzij MySQL is die snelheid geen enkel probleem meer. De heer Hans Bos van RSG Steenwijk in Steenwijk, een school met 2 locaties waar we Magister 2.0 met MySQL als eerste geïnstalleerd hebben, vertelde de aanwezigen zijn prille ervaringen met 2.0: “Voordat we Magister 2.0 hadden, kostte het opstarten van het pakket soms wel 12 minuten, diezelfde actie kost met MySQL nu 6 seconden.” Een geroezemoes steeg op uit de zaal. Wat een enorme verbetering! Siebrand besteedde verder veel aandacht aan de hardware die nodig is. Siebrand: “De eisen die we stellen aan de server zijn niet al te hoog: een gewone Pentium III, 512 Mb geheugen en een 20 GB harddisk. Let wel: hoe sneller de server, hoe sneller Magister.” In de pauze kreeg hij veel vragen van systeembeheerders en applicatiebeheerders over de hardware. Siebrand benadrukte dat wij natuurlijk niet kunnen bepalen wat u aanschaft, maar dat “we willen voorkomen dat u MySQL op een Atari gaat draaien en ons dan opbelt dat het zo langzaam gaat. Daarom stellen wij hardware-eisen”.

Na het verhaal van Siebrand werd het tijd voor een Magisterdemonstratie door Fleur van der Laan. Zij begon met de Managementinformatie en Magister WEB. Fleur toonde dat u met behulp van de Managementkubus alle informatie uit Magister op eenvoudige wijze kunt combineren en tegen elkaar af kunt zetten in prachtige grafieken. Een van de voorbeelden die zij liet zien, was de absenties per docent. Dit voorbeeld zorgde voor het nodige gelach uit de zaal, blijkbaar een gevoelig punt bij de aanwezige docenten. Na het tonen van de VMBO examens en de Wizard waarmee u op eenvoudige wijze de uitwisseling met de IBG kunt realiseren, was Magister WEB aan de beurt. Er werd eerst ingelogd als leerling. Fleur toonde verschillende mogelijkheden, zoals het bekijken van het persoonlijke absentieoverzicht. Vervolgens werd er ingelogd als docent. Met behulp van een Calculator (een soort Random Reader als die van de Rabobank), wordt er een code gegenereerd waarmee de docent kan inloggen. De gegevens die de docent via Magister WEB ingeeft worden direct opgenomen in de algemene database en zijn dus ook direct voor de administratie beschikbaar (en andersom). Na deze presentaties was er gelegenheid tot het stellen van vragen. Een van de vragen was of Magister WEB gekocht moet worden. Het antwoord is simpel: Nee. Magister WEB is onderdeel van Magister 2.0 en wordt er daarom kosteloos bijgeleverd. Het wordt op dit moment ook tegelijk met Magister 2.0 bij al onze klanten geïnstalleerd.

Inmiddels rammelde menig maag en was het tijd voor de lunch. Iedereen genoot van diverse belegde broodjes en soep en gebruikte de pauze om met elkaar bij te praten en vragen te stellen. Nico, Siebrand, Theo, Dick, Germen, Harry, Fleur en Martin waren aanwezig om alle vragen te beantwoorden.

Na de lunch was het de beurt aan Dick Ike. Hij legde uit hoe een programma als LerarenAgenda uitstekend naast een administratiepakket kan draaien, omdat het een totaal ander programma is met andere functionaliteiten. LerarenAgenda is een pakket specifiek gericht op de docent. Verderop in deze editie kunt u daar alles over lezen.
Als laatste was het woord aan het Cfi (Centrale Financiën Instellingen). Tijdens de pauze hadden zij aan iedereen de beveiligingsdiskette uitgedeeld, die nodig is voor de uitwisseling met de IB-Groep. De heer van der Zwam legde stap voor stap uit hoe het hele proces verloopt. Er kwamen veel kritische vragen uit de zaal over het verloop van de uitwisseling, maar ook over de beveiliging van de diskette. Hier wordt namelijk ook uw wachtwoord op opgeslagen. Dit houdt in dat alles op deze ene diskette staat. Op de vraag waarom er gekozen is voor een diskette, antwoordde de heer van der Zwam dat uit onderzoek is gebleken dat een floppy het meest gangbare medium is. Om in de praktijk te tonen hoe het aanmelden precies verloopt, zou een van de aanwezige scholen met zijn nieuw verkregen diskette alles een keer doorlopen. Toen bleek dat de keuze voor een diskette misschien niet helemaal van deze tijd is, aangezien de presentatie-laptop niet meer was uitgerust met een diskettestation. Dit alles leidde tot de nodige hilariteit in de zaal.
Hebt u vragen over de uitwisseling met de IBG, bezoekt u dan eens de website www.onderwijsnummer.nl. Bent u al gestart met de uitwisseling, maar loopt dit niet naar wens, neemt u dan contact op met SchoolMaster. Wij hebben een meldpunt en kunnen uw klacht doorgeven.
___________________________________________________________

SchoolMaster, een ware ConversieMaster
___________________________________________________________

Doordat SchoolMaster de afgelopen maanden weer veel nieuwe klanten erbij heeft gekregen, hebben we al menig conversie op ons naam staan. We zijn dan ook aardig bedreven geraakt in het converteren van data van allerlei pakketten naar Magister. En de geluiden die we tot nu toe van scholen terugkrijgen over de conversies zijn zeer positief.

Hoe verloopt een conversie?
Als een school tot aanschaf van Magister overgaat, wordt er een conversietraject afgesproken. Dit houdt in dat de cursusdata worden vastgelegd en de datum waarop er definitief overgestapt zal worden op Magister. Vóór dit definitieve moment krijgt een school een of meerdere keren een proefconversie die zij zelf kunnen beoordelen. Mochten zij gegevens ontdekken die missen of niet goed zijn geconverteerd, kunnen ze contact opnemen met Martin Visser, onze ‘ConversieMan’. Hij voert de conversies uit en zorgt dat fouten rechtgezet worden. Hij is op dit gebied de contactpersoon voor de scholen. Bij de definitieve conversie wordt vaak afgesproken dat een school een dag niets meer wijzigt en alle gegevens die er op dat moment zijn, naar SchoolMaster stuurt. Dan gaan wij daar hard mee aan de slag en zorgen ervoor dat de school de volgende dag beschikt over Magister met alle geconverteerde gegevens.

Hoe ingewikkeld is een conversie?
Een conversie lijkt misschien simpel, maar achter de schermen valt er heel wat werk te verzetten. Alle gegevens uit het vorige pakket moeten meegenomen worden en dat is een aardige klus. Omdat we er ondertussen behoorlijk bedreven in zijn geraakt, kunnen we een conversie relatief snel realiseren. Ons doel is om 100% van uw gegevens mee te nemen naar Magister, een doel dat we over het algemeen ook bereiken. Ook vrije velden of opmerkingsvelden uit uw vorige pakket nemen we over. We zorgen er dan voor dat deze op de juiste plaats in Magister terechtkomen.
Het maakt SchoolMaster niet uit welk pakket u hebt, welke data u wilt meenemen en of uw database gekanteld of ongekanteld is. In alle gevallen is uw administratie bij ons in goede handen.

Wat gebeurt er bij speciale wensen?
Het komt wel eens voor dat een school speciale wensen heeft voor een conversie. Hier doen we niet moeilijk over, zolang deze wensen niet te veel drukken op onze capaciteit en mankracht.
___________________________________________________________

LerarenAgenda 11.0 is uit!
___________________________________________________________

Ons nieuwe product LerarenAgenda heeft zijn plekje in de organisatie gevonden. Er is de afgelopen maand druk geprogrammeerd aan LA 11.0 en deze versie is inmiddels afgerond. We hebben onlangs een mailing naar alle scholen gestuurd met een LA-folder en een bestelformulier. Door dit formulier in te vullen, kunt u LA 11.0 bestellen. Is dit formulier u niet onder ogen gekomen? Neem dan contact op met SchoolMaster of vul het bestelformulier in via onze website (www.schoolmaster.nl).

We hebben u in de vorige Fietsenstalling verteld dat een van onze doelen is om LA continuïteit te geven en te zorgen dat het pakket dichter tegen alle schooladministratiepakketten aan komt te liggen. We zijn allereerst begonnen met een nieuwe huisstijl voor LerarenAgenda. Daarna heeft het programma zelf een heel nieuw uiterlijk gekregen. De Windowsinterface met Outlookfunctionaliteit zoals u die gewend bent van ons administratiepakket Magister, is geheel overgenomen in LA 11.0. Hierdoor kent LerarenAgenda nu ook de voordelen van het intuïtieve en uitgebreide bedieningsgemak van Magister. U kunt op eenvoudige wijze de gegevens bewerken, filteren, groeperen en sorteren. Ook het weergeven van alle gewenste informatie in handige grafieken is nu in LerarenAgenda mogelijk.
Voor de lezers die nog niet bekend zijn met LerarenAgenda en die graag willen weten wat LA nu onderscheidt van een schooladministratiepakket, zetten we wat specifieke onderdelen op een rij:

- LerarenAgenda is het cijferprogramma en leerlingvolgsysteem voor de individuele docent. De docent kan zijn persoonlijke administratie van beoordelingen, aantekeningen en alle andere relevante gegevens van leerlingen en klassen onder eigen beheer vastleggen en bewerken.
- LerarenAgenda kent een groot scala aan instelmogelijkheden. Dit betekent dat docenten vanuit vele soorten onderwijs, waaronder het Basis- en Voortgezet Onderwijs, gebruik kunnen maken van LerarenAgenda.
- LerarenAgenda gaat efficiënt om met wijzigingen wat betekent dat iedere wijziging in de gegevens automatisch leidt tot aanpassingen elders in de gegevensstructuur. Bijvoorbeeld een enkele cijfer- of gewichtwijziging maakt dat het gehele cijfertableau onmiddellijk wordt herberekend.
- LerarenAgenda kent uitgebreide rekeninstellingen. De rekeninstellingen die in het pakket kunnen worden gebouwd voor de cijfers van een groep leerlingen zijn zeer veelzijdig. De docent kan de berekeningen van groepsresultaten precies zo opbouwen als hij/zij wenst.
- Doordat LerarenAgenda al sinds 1988 bestaat en gemaakt is door een docent, heeft het oog voor alle wensen en eisen van de docent.
- LerarenAgenda is dus een echte administratie voor docenten. Naast de gebruikelijke basisgegevens van leerlingen, zoals cijfers, scores, foto’s (!), aantekeningen en rapportopmerkingen, kan LerarenAgenda ook vele andere gegevens tonen en bewerken. U moet hierbij denken aan:

· Een leerlingdossier met ruimte voor datumafhankelijke momentopnames van het cijfertableau en natuurlijk vrije tekst.
· Een klassendossier met op- en aanmerkingen over de klas in zijn geheel.
· Een klassenplattegrond waarin de tafels naar de gewenste plek in de klas kunnen worden gesleept. Na het plaatsen van de tafels kunnen leerlingen (met foto!) ‘op’ de tafels worden ‘gesleept’. Dit overzicht is eenvoudig te printen.
· Een fotoblad van de klas met alle gezichten bij elkaar.
· Een subcijferblad: onder een cijferkolom in het cijferscherm kan een subcijferblad met een zelf te kiezen aantal subcijferkolommen liggen.
· Een subscoreblad: onder een kolom met scores in het cijferscherm kan een subscoreblad aanwezig zijn.
Bent u geïnteresseerd in LerarenAgenda, neemt u dan contact op met SchoolMaster. Voor LerarenAgenda hebben we schoollicenties, maar ook individuele licenties.

___________________________________________________________
Het raceseizoen is gestart
___________________________________________________________

Als trouwe fan van De Fietsenstalling weet u dat we zo nu en dan een artikel wijden aan de race-activiteiten van onze coureur Siebrand Dijkstra. Zo ook nu en wel van de opening van het raceseizoen. Traditioneel vindt tijdens de Pasen de opening van het autosportseizoen op Circuit Park Zandvoort plaats. Tweede paasdag, 21 april, verscheen de gele BMW M3 met onze Siebrand aan de start. Het was een groots evenement met 21.000 bezoekers en prachtig weer. Zoals altijd was er ook weer een groot aantal genodigden aanwezig van familie, vrienden, collega’s en klanten. Iedereen wachtte met spanning af tot het licht op groen sprong en er een oorverdovend lawaai opsteeg van alle racemonsters. De race verliep succesvol en zonder schade. Uiteindelijk kwam Siebrand als vijfde in zijn klasse over de streep. Door een schakelfoutje in de laatste bocht, werd een vierde plaats hem net door de neus geboord.
_____________________________________________________________
Magister koppelt met Trimester
_____________________________________________________________

Magister koppelt met de meest gangbare pakketten die door scholen gebruikt worden. Onlangs hebben wij met Fractal Software om de tafel gezeten om een koppeling tussen Magister en het cijferprogramma ‘Trimester’ te realiseren.
Op basis van die afspraken kan het beheerprogramma van Trimester, TriLink, direct en zonder de rompslomp van import en export, de database van Magister benaderen en raadplegen. Deze koppeling wordt nog voor de vakantie gerealiseerd.

_____________________________________________________________
Magistertips!
_____________________________________________________________

Schoolstructuur en VMBO
Wij willen de scholen met VMBO-afdelingen verzoeken om kritisch te kijken naar de inrichting van het VMBO in Magister om te zien of deze inrichting het meest optimaal is opgezet. Een aantal scholen heeft per leerweg/sector/differentiatie een Studie aangemaakt. Aangezien u in de komende tijd aan de slag gaat met de schoolstructuur voor komend schooljaar, is nu het moment om hier eventueel wijzigingen in aan te brengen. Hoogstwaarschijnlijk kunt u hiermee het aantal studierichtingen binnen Magister terugbrengen. In de Help van Magister vindt u in het hoofdstuk 'VMBO-inrichting' een inrichtingsvoorstel wat u eens kunt doornemen. Als u hier verder nog vragen over heeft, kunt u contact opnemen met onze onderwijskundige Fleur van der Laan.

Leerlingen overzetten naar komend schooljaar
Het nieuwe schooljaar komt er alweer bijna aan. Op de administratie worden dan alle leerlingen voor het komende schooljaar aangemeld. Voor de Tweede Fase is het overzetten van leerlingen uitgebreid. De keuze voor profielvakken en vrije vakken in bijvoorbeeld Havo4 neemt Magister automatisch mee bij het aanmaken van het vakkenpakket voor Havo5. Kies hiervoor bij het Collectief overzetten voor de optie 'Aanmaken vakkenpakket aan de hand van vorige studie'.

____________________________________________________________

_____Colofon________________________________________________
De Fietsenstalling is een publicatie van:
SchoolMaster BV
Oostergoweg 3
8911 MA Leeuwarden
Postbus 1277
8900 CG LEEUWARDEN

Telefoon (058) 298 71 71
Telefax (058) 298 71 72
Helpdesk SchoolMaster (058) 298 71 78

Helpdesk LerarenAgenda 0599- 234 209
E-mail: info@schoolmaster.nl