Editie 3.4, JUNI 2004

_____Deze editie____________________________

Nieuwe Magisterklanten vertellen…
SchoolMaster tijdens de zomermaanden
Nieuwe functionaliteit in Magister 2.6
SchoolMaster On the Move
Overstappen op Magister: simpel, snel en zonder zorgen!
SchoolMaster wint derde prijs op Assen
Examens 2004 in Magister
De eerste @VO conversies zijn een feit!
Magister telt meer dan 100.000 leerlingen!
___________________________________________________________

De zomervakantie komt er weer aan…
___________________________________________________________

Het schooljaar loopt ten einde. Scholen hebben de examens bijna achter de rug en maken zich op voor een welverdiende vakantie. SchoolMaster blijft open, maar de SchoolMasters zijn na een druk jaar toe aan een paar weken met de voetjes omhoog. De afgelopen maanden hebben we weer veel beleefd. Zo heeft Magister onlangs de 100.000e leerling geregistreerd, wat een verdubbeling is ten opzichte van de start van SchoolMaster. En het aantal blijft groeien, want de afgelopen twee maanden zijn er veel nieuwe klanten bijgekomen. En dit keer waren het niet alleen SchoolPlus- en Schoolfactscholen, ook enkele @VO scholen zijn snel en probleemloos geconverteerd naar Magister. Een aantal scholen vertelt u hun ervaringen.
Wat kunt u nog meer verwachten in deze Fietsenstalling? Natuurlijk veel nieuws over de ontwikkelingen rondom Magister. Zo kunt u kunt alles lezen over de nieuwe functionaliteit in Magister 2.6, de Examens, het implementatietraject van Magister en de eerste @VO conversies. Het lijkt te mooi om waar te zijn, maar zo eenvoudig en snel overstappen kan bij SchoolMaster echt! Verder vertelt Siebrand Dijkstra u wat SchoolMaster tijdens de zomermaanden gaat doen. Want behalve doorwerken aan de software en vakantievieren staat er ook een verhuizing op het programma. U leest het goed: SchoolMaster zal eind juli het huidige pand verlaten en een nieuw pand in het hartje van Leeuwarden betrekken. Verder hebben we voor de liefhebbers een verslag van de race op Assen!
Alle SchoolMasters wensen u een zorgeloze en zonnige vakantie toe. We zien u graag lekker uitgerust weer terug in het volgende schooljaar. Voor nu veel leesplezier!
___________________________________________________________

Nieuwe Magisterklanten vertellen…
___________________________________________________________

In aanloop naar de zomervakantie heeft ons verkoopteam het nog steeds erg druk. Veel scholen willen hun beslissing om over te stappen op een ander pakket niet over de vakantie heen tillen. De demoaanvragen blijven binnenstromen en de lijst met nieuwe klanten sinds april, is indrukwekkend. Dit keer zijn er, naast SchoolPlus en Schoolfactscholen, ook enkele @VO scholen overgestapt op Magister. Verderop in de Fietsenstalling kunt u alles lezen over de @VO conversies. We belden een aantal nieuwe klanten op om te vragen of het overstaptraject echt zo snel gaat als wij beloven…

- Atheneum College Hageveld in Heemstede
- Christelijk College Groevenbeek in Ermelo (2 locaties)
- Elde College (3 locaties in Schijndel en 1 Sint-Michielgestel)
- Ichthus College (1 locatie in Dronten, 1 in IJsselmuiden en 6 in Kampen)
- Keizer Karel College in Amstelveen
- Lieven de Key School in Haarlem (3 locaties)
- Oost-ter-Hout in Haarlem
- Prof. Dr. Gunningschool in Haarlem
- Scholengroep Gelders Mozaïek in Arnhem (5 locaties)
- Schoter Scholengemeenschap in Haarlem
- Een school in het midden van het land, die nog niet vermeld wil worden

Christelijk College Groevenbeek
Herro Hijlkema, applicatiebeheerder van het Christelijk College Groevenbeek in Ermelo, vertelt dat de school vorig jaar al een klein traject heeft doorlopen in de zoektocht naar een nieuw pakket. Hijlkema: ‘We hebben vorig jaar een aantal pakketten bekeken. Magister kwam toen als een goed alternatief op SchoolPlus naar voren. Dit jaar hebben we alleen Magister bekeken en besloten om over te stappen.’ Waar moest het nieuwe pakket aan voldoen? ‘Het nieuwe pakket moest stabiel zijn, alle informatie moest overzichtelijk aanwezig zijn, het moest goed beveiligd zijn in verband met de webinvoer en het moest gebruiksvriendelijk zijn. De presentatie van Nico van der Zee kwam goed over. Hij vertelde de sterke kanten van Magister, maar ook de onvolkomenheden, zaken waar nog aan gewerkt wordt. Die openheid werd bij ons gewaardeerd. SchoolMaster is een jong en dynamisch bedrijf en de ontwikkelingen van de afgelopen twee jaar zijn een goede zaak.’
Hoe keek Hijlkema tegen de conversie naar Magister aan? ‘SchoolMaster heeft al veel conversies gedaan. We hadden er alle vertrouwen in. En de conversie ziet er prima uit. Op sommige punten heeft SchoolMaster een andere benadering en worden er zaken anders ingericht, maar dat is normaal. Ik heb goed contact met Martin Visser over de conversie. Daar ben ik over te spreken. We hebben nu twee keer de database opgestuurd en 2 juli nemen we de definitieve overstap.’ Wat vinden de gebruikers van Magister? Hijlkema: ‘Die zijn heel tevreden. Wij hadden hiervoor meerdere pakketten waar we in werkten, nu hebben we één compleet pakket met een eenvoudige benadering. Dat scheelt. We hoeven nu niet meer de mutaties in meerdere pakketten door te voeren. Een overstap is niet niks, daar moet je goed op inspelen. Maar misschien is de overstap van SchoolPlus naar SchoolPlus Web nog wel een grotere, dan die van SchoolPlus naar Magister. Wij hebben absoluut geen spijt van onze keuze voor Magister.’

Keizer Karel College
Het Keizer Karel College in Amstelveen is in de examenperiode overgestapt op Magister. We vroegen Roland van der Jagt, applicatiebeheerder van het Keizer Karel College, of dat niet een moeilijke periode is om over te stappen? Van der Jagt: ‘Ik vind het wel meevallen. Ik had het vertrouwen dat de conversie goed zou gaan en dat was ook zo. Er waren wat kleine foutjes, maar die zijn goed door Martin opgelost. We zijn nu definitief over en hebben de Magister Examencursus al gehad. Er worden natuurlijk duizenden cijfers overgezet, maar dat is goed gegaan.’ Over de kennismaking met Magister zegt hij: ‘De berichten die we hoorden van andere scholen waren goed. Als je hulp nodig had hoefde je niet lang te wachten en als je een wens had werd die, als het kon, er vaak wel ingebakken. En mijn eigen ervaring hiermee is ook goed. De demonstratie van Nico van der Zee gaf ons een goed gevoel. Het was een pittige demo, we hebben het hem niet makkelijk gemaakt denk ik. We wisten precies wat we wilden en hebben lastige vragen gesteld, maar we kregen goede antwoorden.’ Wie waren er betrokken bij het keuzetraject voor een ander pakket? ‘Een afdelingsleider, een conrector en ikzelf. Wij hebben de keuze gemaakt. We vonden Magister een gebruiksvriendelijk pakket. Je klikt, ziet direct wat er verschijnt en daarna kom je met logisch nadenken wel bij de volgende stap uit. Het werkt eenvoudig en ik kan nu ook makkelijk dingen uit handen geven. Ingewikkelde cijferlijsten kwamen altijd bij mij terecht, nu doet de secretaresse dat. Mentoren kunnen zelf de cijferoverzichten uitdraaien van hun mentorleerlingen en ook de docenten voeren nu zelf hun cijfers in. We hebben vijf middagen georganiseerd en toen 70 van de 100 docenten opgeleid in cijferinvoer, mentorzaken zoals werkinfo en het leren van de pictogrammen van Magister. In amper een uur tijd konden de docenten onder begeleiding zelf hun cijfers invoeren in de database van Magister.’ En hoe ziet hij de toekomst? Van der Jagt: ‘Ik ben positief over de toekomst.’

Ichthus College
We spraken met Jan-Geert Taekema, hoofd leerlingenadministratie en ICT van het Ichthus College in Kampen en vroegen hem waarom zij hebben besloten om over te stappen op Magister: ‘Kortgezegd zijn we overgestapt, omdat we niet tevreden waren over het functioneren van ons vorige pakket, @VO. We hebben zeer intensief met Iosys samengewerkt en hadden een goede band met hen, maar geen goede band met hun pakket. Het is spijtig dat je dan afscheid moet nemen van de mensen, maar op een gegeven moment is loyaliteit niet voldoende. Dan draait het om performance en functionaliteit. Wij zaten in de eerste ‘tranche’ van 8 scholen, die over zouden gaan. Het is een ingewikkeld implementatietraject. Dat is goed voor het denkproces van een school, maar wij hadden de organisatie al goed op orde. Voor ons maakte dat dus niet uit. We hebben beloofd om het een jaar te proberen met @VO. Na een jaar zaten er nog steeds veel foutmeldingen in het pakket, was het traag en ingewikkeld en miste er nog veel functionaliteit. Dat was een zware tegenvaller. We hebben toen besloten om om ons heen te kijken.’ Waarom is de keuze op SchoolMaster en Magister gevallen? Taekema: ‘SchoolMaster loopt voorop en is daadkrachtig. De andere leveranciers zijn logger en ambtelijker. Voor mij heeft de organisatie achter het pakket zwaar meegeteld. Want ongetwijfeld zullen alle pakketten in de toekomst alles kunnen. Dat was voor mij dus geen criterium. Ik wilde drie dingen: ten eerste wilde ik een pakket dat het NU doet, ten tweede wilde ik een pakket dat simpel, eenvoudig en intuïtief is voor de gebruiker en waar de “look en feel” goed is en als laatste wilde ik een daadkrachtige leverancier. SchoolMaster komt op mij over als een daadkrachtig bedrijf. Ik heb gekeken naar de service en naar de snelheid waarmee wensen geïmplementeerd kunnen worden en natuurlijk de continuïteit van een bedrijf. We hebben later een gesprek gehad met Siebrand Dijkstra en ik vond daar de insteek die ik zocht: geen formeel gedoe, geen stropdassen, maar gewoon de insteek dat er gewerkt moet worden. Ik ben van mening dat je het verst komt als je elkaar helpt. Wij hebben graag een goede relatie met een leverancier, zodat je samen kunt proberen alles goed voor elkaar te krijgen.’ Zijn de gebruikers betrokken geweest bij de keuze voor het pakket? Taekema zegt hierover: ‘Ja en nee. Ik heb gezegd dat wij, Wilco Rietman als applicatiebeheerder en ikzelf, het onderzoek doen en dat ze moeten vertrouwen op ons oordeel. En dat is goed gegaan. Gisteren is Magister bij ons geïnstalleerd en heeft Harry Drenth de Basiscursus gegeven. De administratie heeft het pakket toen voor het eerst gezien. Nou, ik heb veel mensen gefrustreerd gezien de afgelopen tijd, maar dit keer vertrokken ze allemaal met blije gezichten. Ze waren echt heel erg enthousiast en werden tijdens de cursus alleen maar enthousiaster. Ze waren dolgelukkig dat ze ook eindelijk eens met het toetsenbord konden werken in plaats van alleen maar met de muis. En Magister is snel, ze hoefden niet lang te wachten na het opslaan of het uitdraaien van een lijst.’ Is het overstaptraject echt zo snel gegaan als SchoolMaster beloofde? ‘Wij hebben onszelf hier een beetje in afgeremd. We hebben het nu druk met cijfers en examens. We hebben daarom besloten om voor de vakantie alleen de Afwezigheid door te voeren en de rest na de vakantie te doen. Maar anders waren we zeker al over geweest.’
___________________________________________________________

SchoolMaster tijdens de zomermaanden
___________________________________________________________

Voor we de koffers inpakken voor de zomervakantie, kijken we met Siebrand Dijkstra terug op een prachtig schooljaar: de software is stabiel, de scholen zijn tevreden, er zijn veel nieuwe klanten bijgekomen en de interesse vanuit de markt voor Magister is veelbelovend.

Genoeg redenen om terug te schakelen naar een lagere versnelling?
(lachend) Nee, absoluut niet! Er komen inderdaad veel scholen bij en dat is fantastisch, maar zoals het behalen van succes een uitdaging is, zo is het behouden van succes minstens zo’n grote uitdaging. We zijn blij met elke nieuwe klant. De traditie om elke nieuwe klant te vieren met gebak hebben we afgelopen schooljaar echter wel moeten laten varen. We zouden anders gewoon te dik worden. Nu hebben we gevierd dat de 100.000e leerling in Magister geregistreerd werd en dat de examenvoorbereidingen goed zijn verlopen.

Verloopt de examenperiode zoals je had verwacht?
Het gaat beter dan ik had verwacht. We staan continu op scherp om eventuele problemen snel te kunnen fiksen. Die problemen blijven tot nu toe gelukkig helemaal uit. We zijn veel gebeld, maar meer met ‘opfrisvragen’. De examenadministratie komt maar een keer per jaar voor. Men heeft dan soms even de bevestiging en geruststelling nodig van onze helpdesk dat alles goed gaat en goed staat. We hebben een uitgebreide examencontrole in Magister gemaakt, die alle gegevens van de examenleerlingen controleert en tips geeft over gegevens die nog niet correct zijn ingevuld. Dat is een grote steun. Tot nu toe is de examentijd dus zeer geslaagd.
Er zijn veel klanten bij gekomen. Kan SchoolMaster zoveel klanten tegelijk aan?
Zeker, dat is geen enkel probleem zelfs. We hebben een product dat stabiel is en een zeer lage supportbehoefte heeft. De helpdesk kan de vragen van klanten in korte tijd verwerken. We hebben de software bewust zó opgezet dat het zichzelf wijst: het is laagdrempelig en intuïtief. We hebben veel wizards in de software, die de drempels uit het product halen en we hebben honderden printlijsten gedefinieerd. Daarnaast hebben we een groot team van programmeurs, dat op elkaar is ingespeeld en thuis is in alle facetten van de software en de conversies. We hebben dus voldoende capaciteit om eventuele wensen van nieuwe klanten te vervullen. Magister is nu twee jaar in gebruik en dat merk je. Ook alle details die update na update zijn doorgevoerd, hebben het een heel compleet product gemaakt. Scholen die nu kiezen voor onze software komen in een gespreid bedje terecht.

En onlangs zijn ook enkele @VO scholen overgestapt op Magister…
Dat klopt. We hadden dit al een tijd zien aankomen. En dat is echt een grote verandering in de markt. Tot voor kort zagen de Schoolfact/@VO scholen ons als concurrent. Ze vonden Magister prachtig, maar hadden al een ander pakket besteld en betaald. Vooral dat laatste maakte de scholen erg honkvast. Er is ze veel beloofd en nu men het product in gebruik neemt, blijken de verwachtingen niet altijd overeen te komen met hetgeen men heeft gekregen. De @VO scholen die zijn overgestapt op Magister zijn ondanks al hun eerdere betalingen toch goedkoper uit. Bovendien hebben ze nu een compleet werkend product in huis waar ze geen omkijken meer naar hebben. We moeten vaak uitleggen dat er echt maar vijf cursusdagen nodig zijn om met Magister uit de voeten te kunnen. Meer kunnen we er echt niet van maken. Als je een nieuwe auto koopt ga je toch ook geen weken les nemen om hem te leren kennen? Je weet precies wat je met een auto kunt en wilt. Een instructie bij de oplevering is dan voldoende. Software voor het Voortgezet Onderwijs hoort in mijn ogen ook zo te zijn, want scholen weten immers alles al van het VO. De software is voor hen alleen een stuk gereedschap en dat gereedschap moet natuurlijk perfect in orde zijn.

Ben je tevreden over de eerste @VO conversies?
Ja, alles is snel gegaan. Onze kennis beperkt zich niet tot Borland Delphi en MySQL en dat kwam ook hier goed van pas. Jouke de Boer, onze @VO conversieman, kon het dan ook niet laten om met slechts kleine optimalisaties in de ‘msSQL views’ de wachttijden in @VO van 40 minuten terug te brengen naar 30 seconden. De complete @VO conversie doen we op dit moment met een druk op de knop in slechts een uur. De fouten die er dan nog in de data zitten, zijn fouten die ontstaan zijn binnen @VO. Die maken wij inzichtelijk zodat we in overleg met de klant, die gegevens recht kunnen zetten. Zo hebben we het Gelders Mozaïek, met 2700 leerlingen, nog voor de examenperiode in slechts twee weken overgezet van @VO naar Magister. En die twee weken zijn inclusief conversie, trainingen en installatie op de aanwezige Citrix omgeving. Magister draait er als een zonnetje!

Wat kunnen we nog verwachten op het gebied van Magister?
We zijn gestart met de implementatie van het LeerlingVolgSysteem. Het is een onderdeel dat vaak ondergesneeuwd werd door andere ontwikkelingen, maar nu is het dan zover. In ons streven naar ‘mooie, functionele software’ hebben we ook hier ons beste beentje voorgezet. De personeelsadministratie en presentieadministratie staan eveneens hoog op onze lijst. Ook op het gebied van de techniek gaan we door. We bouwen een applicatieserver voor Magister en Maestro. Hiermee kunnen we veel ‘businesslogica’ van Magister verplaatsen naar een centrale plaats waardoor het bandbreedte verbruik nog minder wordt en de applicatie wederom sneller en efficiënter loopt. We kunnen de database dan technisch beter beschermen, omdat er niet meer rechtstreeks met de databaseserver wordt gecommuniceerd. Dit is een grote en complexe ontwikkeling. Je begrijpt, deze zomer gaan we niet achterover leunen. We blijven onze technische grenzen verleggen.

In de vorige Fietsenstalling introduceerden we Maestro. Hoe is daar op gereageerd?
Na de vorige Fietsenstalling hebben veel scholen aangeboden om pilot te draaien met dit mooie ‘binnenzakspeeltje’. Dat bevestigde onze visie op de Pocket PC en de functionaliteit ervan voor de docent. Maestro is rechttoe rechtaan en eenvoudig opgezet. De complexe techniek die we onderwater toepassen, hebben we uitstekend verborgen aan de voorkant. Nu de Pocket PC prijzen al aardig dicht bij de aarde komen, komt het uitrollen van Maestro nog een stap dichterbij. Na de zomervakantie zal ik hier uitgebreid op terug komen.

De vakantie staat voor de deur en een verhuizing…
Na anderhalf jaar gaan we inderdaad weer verhuizen. Om twee redenen: ten eerste zijn we redelijk uit ons jasje gegroeid en ten tweede stonden we bij het huidige pand voor de keus om voor vijf jaar bij te tekenen of om wat anders te zoeken. Dat laatste lag voor de hand, omdat we blijven groeien. De nieuwe vestiging is twee keer zo groot. Dat moet voldoende zijn voor de komende jaren. We gaan in de bouwvak verhuizen en de meeste SchoolMasters gaan in die periode ook lekker op vakantie. De rest van de tijd werken we heel hard aan al onze agendapunten.

_____________________________________________________________
Nieuwe functionaliteit in Magister 2.6
_____________________________________________________________

Nadat alle klanten zijn overgestapt op Magister 2.5 met de nieuwe lay-out, ging het ontwikkelteam door met Magister 2.6. Deze versie zal in de loop van de komende weken uitkomen. Hierin is weer veel nieuwe functionaliteit gebouwd, zijn bugs gefikst en optimalisaties doorgevoerd.

Rapportage en Sjablonen
Magister heeft reeds meer dan 340 verschillende printlijsten. In Magister 2.6 wordt bij het afdrukken van de printlijsten gebruik gemaakt van sjablonen. Door middel van deze sjablonen kunt u een aantal standaardzaken op printlijsten vastleggen. U kunt bijvoorbeeld alle printlijsten in een keer voorzien van het lettertype van de school en u kunt het logo van de school in het sjabloon opgeven. Vervolgens wordt op elke printlijst het juiste lettertype en het logo van de school afgedrukt. Ook kunt u de vormgeving van de koppen boven alle lijsten in één keer aanpassen.

Absentieschrapkaarten
Een aantal scholen registreert de absenties door middel van schrapkaarten, die door docenten worden ingevuld. In Magister 2.6 kunt u de schrapkaarten zelf aanmaken en printen.

Printlijst voor docenten
Vanuit het cijferinvoerscherm van Magister kan een docent nu met één druk op de knop een printlijst maken waarop de omschrijving van het werk en de weegfactoren afgedrukt kunnen worden. Ook kan statistische informatie door de docent zelf afgedrukt worden.

Repliceercontrole
Scholen die meerdere locaties hebben en een replicerende database gebruiken om data onderling te synchroniseren, kregen in het verleden geen melding als de replicerende server niet of niet correct werkte. In Magister 2.6 is hier een controle op ingebouwd. U krijgt een melding als de server is uitgevallen. Mocht de verbinding met de schrijfserver op een andere locatie om wat voor reden dan ook uitvallen dan kan er op de locatie gewoon read-only met de leesserver gewerkt worden. Uiteraard kan Magister dan alleen geraadpleegd worden. Op het moment dat de verbinding is hersteld, kan er weer gewijzigd worden.

De Schermschaaf
SchoolMaster besteedt veel aandacht aan het uiterlijk en de lay-out van Magister. Een goede vormgeving verhoogt de gebruiksvriendelijkheid en is leuk om naar te kijken. De ‘schermschaaf’ is opgezet om er voor te zorgen dat de lay-out en inhoud van uw Magisterscherm automatisch netjes mee veranderd als u de afmeting van uw scherm aanpast. Dus als u uw scherm kleiner of juist beeldvullend zet, schalen automatisch alle onderdelen in uw scherm mee. Dit maakt het scherm harmonieus en rustig waardoor het nog prettiger werkt voor de gebruikers.

_____________________________________________________________
SchoolMaster On the Move
_____________________________________________________________

Begin januari 2003 trokken we in ons huidige pand aan de Oostergoweg. Een pand waar we makkelijk allemaal in pasten en waar we ook nog ruimte hadden om te groeien. Nu, anderhalf jaar later, zijn alle kantoren bezet en past er niemand meer bij. Tijd om op zoek te gaan naar een ander onderkomen.
En dat onderkomen hebben we gevonden. Eind juli (week 30) zal SchoolMaster verhuizen naar de binnenstad van Leeuwarden. Hier zitten wij op de bovenste verdieping van een prachtig, licht en ruim pand. Vanaf het dakterras kijken we uit over de stad en kunnen we af en toe een luchtje scheppen. Dit pand biedt alle mogelijkheden om te groeien en onze dromen te verwezenlijken. De locatie is op loopafstand van het Centraal Station en met een ruime parkeergarage onder het pand kunt u ons ook met de auto makkelijk bereiken.

Onze nieuwe adres per 21 juli 2004:
Sint Jacobsstraat 28
8911 HV Leeuwarden

De telefoon-, postbus- en faxnummers blijven gelijk (zie Colofon). Omdat de verhuizing plaatsvindt in de zomervakantie, gaan wij er vanuit dat dit voor onze klanten geen hinder zal geven.

_____________________________________________________________
Overstappen op Magister: simpel, snel en zonder zorgen!
_____________________________________________________________

Bij een overstap naar een nieuw pakket komen er bij scholen natuurlijk veel praktische vragen naar boven: hoe verloopt de implementatie, wat gebeurt er met onze bestaande gegevens, welke technische voorzieningen moeten we treffen, hoeveel tijd kost de overstap ons, wie moeten er opgeleid worden, etcetera. Maar hoe ingewikkeld een overstap ook lijkt, eigenlijk is deze heel eenvoudig en snel te realiseren. Gemiddeld bent u binnen een maand volledig over op Magister. We zetten kort enkele stappen voor u op een rij.

Het implementatietraject
In het overgangstraject spelen twee zaken een belangrijke rol: het converteren van uw bestaande gegevens en de scholing van uw medewerkers. Wat betreft de conversie kan SchoolMaster al uw gegevens probleemloos overzetten naar Magister. Het is aan u om de conversie te beoordelen: zijn de basisgegevens akkoord, zijn de vrije velden goed overgekomen en zijn (nood)oplossingen uit het verleden goed verwerkt. Om de conversie te kunnen beoordelen, moet u enigszins thuis zijn in Magister. Daarvoor is scholing en ook installatie van het systeem nodig. De conversie en scholing hebben we daarom aan elkaar gekoppeld.

De conversie
De gegevens uit uw vorige administratiepakket worden geconverteerd naar Magister. Voor de conversie krijgt u binnen SchoolMaster een contactpersoon toegewezen. Het is handig om op uw school ook een contactpersoon aan te wijzen. Meestal is dit de applicatiebeheerder. De conversie naar Magister bestaat uit de volgende stappen:
1. Opsturen van gegevens
U stuurt de gegevens uit uw huidige administratiepakket op naar SchoolMaster. Onze conversiemaster neemt dan contact met u op om onze eerste vragen over de data te beantwoorden;
2. Proefconversie
SchoolMaster voert een proefconversie uit. U ontvangt van ons een versie van Magister met daarin uw schoolgegevens;
3. Beoordeling proefconversie
In grote lijnen worden de volgende gegevens geconverteerd: Leerlinggegevens, Ouders/verzorgers, Aanmeldingen, Vakkenpakketten, Schoolstructuur, Personeelsleden en Cijfers. Na de cursusdag Magister Basis bent u in staat om de gegevens in de verschillende onderdelen van Magister te beoordelen. Eventueel kan tijdens een trainingsdag een cursusleider van SchoolMaster samen met u de conversie bekijken;
4. Opmerkingen proefconversie
Aan de hand van de opmerkingen op de proefconversie zal SchoolMaster een tweede of eventueel derde proefconversie uitvoeren waarin de eerder aangegeven opmerkingen zijn verwerkt;
5. Definitieve conversie

Voor de definitieve conversie levert u nog éénmaal de meest actuele gegevens uit uw oude pakket aan. Na het opsturen stopt u op met werken in uw oude administratiepakket. De dag daarna wordt de conversie door ons definitief uitgevoerd en naar u opgestuurd. De applicatiebeheerder weet dan inmiddels hoe hij Magister kan installeren op het netwerk.

De scholing
Als de keuze op Magister is gevallen, worden er samen met u concrete plannen gemaakt voor de implementatie. Hier komen de volgende zaken aan bod: wie is op uw school waarvoor verantwoordelijk, met welke pakketten moet Magister samenwerken (rooster, bibliotheek, etc.), zijn er bijzonderheden met betrekking tot de conversie en hoe ziet de agenda van de school er uit (vakanties, rapportperiodes, etcetera). Dit laatste is belangrijk, omdat medewerkers tijd moeten hebben voor de scholing en de conversiebeoordeling. Bovendien is het beter dat de definitieve overstap naar Magister plaatsvindt op een redelijk rustig moment.
Op basis van deze inventarisatie wordt de begin- en einddatum van het traject vastgelegd. Meestal zal het hierbij gaan om een periode van hooguit 4 à 5 weken. Sneller kan ook, maar dan is het aan de school om ervoor te zorgen dat de betrokken medewerkers gegarandeerd voldoende tijd hebben voor de scholing en de conversiebeoordeling.

Voor de scholing heeft SchoolMaster een kader ontworpen van vijf cursusdagen. Dit lijkt weinig, maar we gaan efficiënt met uw tijd om:
- De cursussen worden bij u op school gegeven, u hebt dus geen reistijd. Aan een cursus kunnen maximaal 8 personen deelnemen. De cursusdag duurt van 10.00 – 16.00 uur;
- Niet alle medewerkers zijn bij alle cursusdagen aanwezig. Alleen de applicatiebeheerder (en een eventuele vervanger) is bij alle cursussen aanwezig;
- De cursussen die u voor de overstap volgt, zijn: Magister Basis, Magister Leerlingen, Magister Cijfers en Magister Schoolstructuur;
- Wij raden u aan enkele andere cursussen te volgen op het moment dat u het onderdeel van Magister gaat gebruiken, zoals Magister Examen en Magister Financieel;
- U kunt op een later tijdstip een cursusdag afspreken die aan de hand van uw eigen wensen gevuld wordt, bijvoorbeeld om allerlei vragen te beantwoorden.

Installatie Magister
De installatie van Magister is eenvoudig te realiseren. Op de eerste cursusdag wordt ’s ochtends anderhalf uur gereserveerd voor de installatie. Dat is voldoende, omdat toegangsrechten niet op de fileserver worden geregeld, maar in Magister zelf.
Tijdens de installatie wordt ook MySQL geïnstalleerd. MySQL is een databaseserver, die SchoolMaster gebruikt voor het beheer van de data. Dit programma is gratis voor scholen. Voor MySQL hebt u een degelijk werkstation nodig met een ruime hoeveelheid geheugen.

Conclusie
Vergeleken met andere leveranciers en vergeleken met wat u gewend bent, is ons implementatietraject kort. Wij zien echter geen aanleiding om dit te veranderen. We hebben er juist naar gestreefd om dit traject zo efficiënt en eenvoudig mogelijk op te zetten. Onze ervaring en de ervaring van onze nieuwe klanten is dat deze opzet meer dan voldoet. De gebruiker is na het traject goed voorbereid en kan enthousiast aan het werk met Magister!
_____________________________________________________________
SchoolMaster wint derde prijs op Assen
_____________________________________________________________

Zondag 23 mei toog menig raceliefhebber naar het circuit van Assen om te kijken naar de ‘BERU Top 10 Assen’. Ook onze coureur Siebrand Dijkstra verscheen aan de start met de SchoolMaster BMW M3 GTR. Vrienden, familie, relaties, de SchoolMasters en de Fietsenstalling keken gespannen toe hoe hij, startend vanaf de laatste plaats, toch een podiumplek wist te veroveren!
De eerste race was op zaterdag 22 mei. Het was een regenachtige dag. De baan was aanvankelijk nat, wat de bandenkeuze bemoeilijkte. Tijdens de race kwam de gele BMW M3 in botsing met een andere auto. Hoewel er niet veel schade was, was de auto niet meer optimaal te besturen. De race werd voortijdig beëindigd en de monteurs startten met de reparatie.
Alles was weer in orde toen zondag de zon doorbrak en de tweede race werd aangevangen. Helaas moest Siebrand op de laatste plaats starten, aangezien hij de vorige dag niet gefinished was en geen tijd had kunnen neerzetten. Geen van de toeschouwers rekende dan ook op een hoge notering. Maar onze coureur verbaasde iedereen. Hij zette alles op alles en begon al snel na de start met inhalen. Hij wist menig auto achter zich te laten en drie kwartier later kwam hij als zesde over de streep. In zijn eigen klasse werd hij hiermee derde. Het podium was bereikt! Dit was voor iedereen een verrassing en niet in de laatste plaats voor de rijder zelf, die pas nadat hij was uitgestapt hoorde dat hij in de prijzen was gevallen. De beker heeft inmiddels een mooie plaats bij SchoolMaster op de kast gekregen.

_____________________________________________________________
Examens 2004 in Magister
_____________________________________________________________

Op 16 en 17 juni worden de CEVO normeringen bekend gemaakt en kunt u gaan berekenen of leerlingen geslaagd zijn of niet. Dit is een spannende dag waarbij er veel druk op de administraties gezet wordt om zo snel mogelijk de resultaten bekend te maken. Hieronder vindt u een stappenplan met daarin de stappen die u moet nemen op die betreffende dagen.
1. Invoeren van CEVO-correctiefactoren
Op de Magisterbalk Beheer - Schoolstructuur - Studie/vakken kunt u in het actiemenu per studie/vak de correctiefactor invoeren. Let op dat u de correctiefactoren voor het VMBO op de juiste plaats invult (CPE, CIE of CSE). U kunt dit ook doen in het onderdeel Beheer - Cijfers - Diversen.
2. Omrekenen scores naar cijfers
Op de Magisterbalk Beheer - Cijfers - Diversen kunt u Cijfers berekenen. Laat Magister (bijvoorbeeld per studie) de CEVO-kolommen berekenen. Voor het eerste Centraal Examen betekent dit dat u voor de meeste vakken kolom 1919 laat uitrekenen.
Bij het VMBO en in een aantal bijzondere gevallen dient u eerst kolom 1911, dan 1913 en daarna 1919 uit te rekenen. Voor alle vakken is nu het CE-1 cijfer bekend.
3. Berekenen uitslagen
U kunt Magister laten berekenen of de leerlingen geslaagd zijn. Ga hiervoor naar de Magisterbalk Beheer – Cijfers – Diversen en kies voor bevorderingsberekeningen. U kunt hierbij gebruik maken van de optie ‘Gebruik wettelijke Standaard’. Laat Magister de uitslagen in eerste instantie uitrekenen. Laat Magister daarna de positieve uitslagen toekennen aan de leerlingen.
4. Controleren uitslagen
SchoolMaster raadt u aan om alle uitslagen te controleren. Hier kunt u de printlijst Examen2004 – CE vergaderlijst per leerling voor gebruiken.
In Havo5 en VWO6 kan het zo zijn dat als leerlingen vakken verplaatsen van het profieldeel naar het vrije deel ze wellicht WEL geslaagd zijn. U dient dit zelf te controleren. Past u daarna de status van het vak aan en laat Magister opnieuw berekenen of de leerlingen geslaagd zijn.
5. Bekend maken van de uitslag
Vervolgens wilt u natuurlijk aan de leerlingen laten weten dat ze geslaagd zijn. Hiervoor kunt u bijvoorbeeld de Telefoonlijst met uitslag gebruiken die u in het onderdeel Leerlingen – Rapportage – Examen2004 vindt.
6. Export naar Nieuwsblad
Magister kan ook de examenuitslagen digitaal naar de krant sturen. In het onderdeel Leerlingen – Examens vindt u de mogelijkheid om digitaal een bestand voor de krant aan te maken.
7. Herkansingen
Een aantal leerlingen zal een herkansing doen voor een vak. U kunt in het vakkenpakket van een leerling op het tabblad Examen opgeven dat de leerling herexamen doet voor dat vak. Vervolgens kunt u procesverbaallijsten en Di200 lijsten uitdraaien voor het herexamen. Voor deze leerlingen geldt natuurlijk dat de bovengenoemde zes stappen nogmaals uitgevoerd moeten worden als de normering bekend is.
8. Export naar Digutaal
Tenslotte dienen de examengegevens ook naar Digutaal geëxporteerd te worden. U kunt hiervoor eerst in Magister de Digutaalcontrole uitvoeren. Dit doet u op de Magisterbalk Leerlingen – Examen – Controle Examenadministratie. Vervolgens voert u de eventuele correcties uit die tijdens de controle naar boven komen. Maak daarna de export naar Digutaal in dezelfde Wizard.
9. Vragen?
Hebt u tijdens het uitvoeren van bovenstaande stappen nog vragen? Dan kunt u natuurlijk altijd contact opnemen met onze helpdesk.
____________________________________________________________
De eerste @VO conversies zijn een feit!
_____________________________________________________________

Zoals u in de lijst met nieuwe klanten hebt kunnen lezen, zijn er onlangs ook enkele @VO scholen overgestapt op Magister. Na de vele scholen die we het afgelopen jaar succesvol en binnen korte tijd hebben weten te converteren, begonnen Jouke de Boer en Martin Visser aan de eerste @VO conversie. En met succes!

Het conversietraject
Het converteren van een volledige database is een complexe zaak. Om u niet teveel te vermoeien met technische details, geven we u in vogelvlucht weer hoe SchoolMaster binnen een uur een complete @VO conversie weet te realiseren.
Het traject start zodra de @VO-data bij SchoolMaster binnen is. Daarna wordt er een ‘Magisterachtige database’ opgezet op de Microsoft SQL Server. Deze database wordt gevuld met data die in de @VO database is opgeslagen. Daar waar nodig worden er, met behulp van bestaande Magistertabellen, keuzes van de klant vertaald naar Magister. Zodra dit gedaan is, is de data zelf klaar. Deze data wordt dan door dezelfde databaseserver naar een 'echte' MySQL database getransporteerd. Deze database wordt door Magister geüpdate naar de laatste Magisterversie en daarna is het al tijd om te testen!
We vroegen de programmeurs Jouke en Martin hoe de eerste @VO conversies zijn gegaan. Jouke: ‘Het is allemaal heel goed verlopen. @VO werkt met een Microsoft SQL Server. Ik ken deze server goed, dus toen de eerste @VO-data binnen kwam, had ik alles vrij snel aan de praat. Ik werd eigenlijk niet gehinderd door technische hobbels. Onze focus ligt op het overzetten van zoveel mogelijk data. Alles wat enigszins meegenomen kan worden, wordt ook meegenomen. Natuurlijk leer je gaandeweg, maar de kinderziektes zijn er uit en het is nu een kwestie van hier en daar nog wat bijschaven.’ Martin voegt hier aan toe: ‘Ik heb al veel conversies van andere pakketten naar Magister gedaan en ik heb de logica erachter goed uitgedacht. De kennis van Jouke van de Microsoft SQL server en de ervaringsuitwisseling tussen Jouke en mij hebben er voor gezorgd dat de @VO conversie heel snel ontwikkeld is. Daarnaast is het prettig dat het hier om een Microsoft SQL Server gaat. Niet alle pakketten hebben een algemeen databaseformaat. Dan moet je eerst een tussenstap nemen om de gegevens eruit te halen. Daar moet je zelfs aparte Delphi programma’s voor schrijven. Dat hoefde nu niet en dat scheelt.’

Schaduwdraaien
In het artikel over het implementatietraject stipten we al aan dat we zonder de hulp van de school geen definitieve conversie kunnen realiseren. Dat geldt ook voor de @VO conversies. Het is noodzakelijk dat een school meedenkt in het proces. De eerste proefconversie wordt intern bij SchoolMaster goed bekeken en besproken met de applicatiebeheerder van de school. Hier komen wensen en vragen uit. Jouke: ‘Als het om een algemene wens gaat, is dat voor ons goed om te onthouden, omdat wij die kennis weer meenemen in de volgende @VO conversie.’ Tijdens het conversietraject blijft @VO gewoon draaien. We maken gebruik van een van de @VO back-ups die er gemaakt wordt. Omdat de systeemeisen van Magister vele malen lager zijn dan die van @VO, is het geen enkel probleem om Magister schaduw te laten draaien, zodat een school ondertussen kan kijken hoe alles werkt.

Hoeveel tijd kost een @VO conversie?
SchoolMaster zou SchoolMaster niet zijn als we ook hier niet alles geautomatiseerd hadden. De conversie van @VO naar Magister is binnen een uur gerealiseerd. Na dit uur is er een compleet nieuwe Magisterdatabase vanuit @VO opgezet. Hoewel de feitelijke conversie dus niet veel tijd in beslag neemt, vergen de controle en aanpassingen ervan natuurlijk wel de nodige tijd. Een volledige conversie, van het ontvangen van een @VO database tot en met het afleveren van een definitieve conversie bij de klant, is gemiddeld binnen een paar weken rond.
___________________________________________________________

Magister telt meer dan 100.000 leerlingen!
___________________________________________________________

Het afgelopen jaar hebben we veel scholen geconverteerd naar Magister. Iedere week kwam er een school bij. En er waren weken dat we meerdere scholen mochten verwelkomen. Het aantal leerlingen dat geregistreerd is in Magister is daarmee enorm gestegen. Sinds de start van SchoolMaster in oktober 2001 is het aantal leerlingen zelfs verdubbeld! Resultaat: Magister heeft inmiddels ruim 100.000 leerlingen geregistreerd. Een prachtig aantal dat we bij SchoolMaster natuurlijk gevierd hebben…
___________________________________________________________

_____Colofon________________________________________________

De Fietsenstalling is een publicatie van:
SchoolMaster BV
Oostergoweg 3
8911 MA Leeuwarden

Postbus 1277
8900 CG LEEUWARDEN

Telefoon (058) 298 71 71
Telefax (058) 298 71 72
Helpdesk (058) 298 71 78

E-mail algemeen: info@schoolmaster.nl
E-mail LerarenAgenda: la@schoolmaster.nl